Dato: [Begivenhedsdato]
Placering: [Reserveret hal]
Formål:At organisere og gennemføre en vellykket middag-danse-koncert, der vil rejse penge til lokal velgørenhed.
Omfang:Denne erklæring om omfang skitserer de primære aspekter af middag-dansekoncerten, herunder følgende nøgleelementer:
1. Mødested:
Arranger og sikre brugen af den reserverede hal, der kan rumme op til 60 gæster (30 par).
Sørg for passende siddearrangementer, dekorationer og belysning for at skabe en indbydende atmosfære for gæsterne.
2. Jazz Combo:
Lej en professionel jazzkombination med [Specify number] dygtige musikere.
Samarbejd med musikerne for at sammensætte et engagerende og varieret musikalsk repertoire, der passer til arrangementet.
Koordiner lyd- og lysopsætninger for at sikre optimal audiovisuel oplevelse.
3. Middagsservice:
Organiser cateringtjenester for at give gæsterne en lækker middagsmenu under arrangementet.
Sikre tilgængeligheden af en række spisemuligheder for at imødekomme diætpræferencer.
Koordiner servicepersonalet for at sikre effektiv mad- og drikkevareservice under hele arrangementet.
4. Fundraising:
Udvikle og eksekvere fundraising-strategier, herunder billetsalg, sponsorater og stille auktioner under begivenheden.
Samarbejd med velgørenhedsorganisationen for at fastlægge fundraising-mål og fordele overskuddet korrekt.
5. Marketing og promovering:
Opret salgsfremmende materialer, såsom plakater, digitale invitationer og opslag på sociale medier, for at offentliggøre begivenheden effektivt.
Organiser en PR-kampagne for at tiltrække mediedækning og øge bevidstheden om begivenheden og dens velgørende sag.
6. Begivenhedsprogram:
Planlæg et omfattende arrangementsprogram, der inkluderer koncertens varighed, middagsservice og fundraising-aktiviteter.
Tildel specifikke tidsintervaller for hvert segment, hvilket sikrer et jævnt og behageligt flow af begivenheden.
7. Bemanding:
Tildel personale, frivillige og sikkerhedspersonale for at sikre en problemfri afvikling af begivenheden.
Tildel klare roller og ansvar til hver medarbejder for at opretholde en effektiv koordinering gennem hele arrangementet.
8. Budgetstyring:
Etabler et budget og en økonomisk plan for arrangementet, inklusive udgifter til leje af lokaler, jazzkombination, catering, markedsføring og andre relaterede omkostninger.
Overvåg og administrer budgettet effektivt for at sikre, at udgifterne ikke overstiger de tildelte midler.
9. Overholdelse:
Få nødvendige tilladelser, licenser og forsikringsdækning til arrangementet
Overholde alle lokale, statslige og føderale love og regler vedrørende tilrettelæggelse og gennemførelse af begivenheden,
10. Evaluering og rapportering:
Udfør en evaluering efter begivenheden for at vurdere koncertens succes og virkning, herunder fundraising-resultater og feedback fra gæster og sponsorer.
Forbered detaljerede rapporter og regnskaber til velgørenhedsorganisationen for at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed.
11. Risikostyring:
Identificer potentielle risici og udvikle beredskabsplaner for at afbøde eventuelle udfordringer, der kan opstå under begivenheden, herunder vejrforhold, tekniske fejl eller uforudsete omstændigheder.
12. Bæredygtighed: **
Inkorporer bæredygtig praksis i eventplanlægningen, såsom at bruge miljøvenlige materialer, minimere spild og donere madrester til lokale organisationer.
Udelukkelser:Middag-dansekoncerten dækker ikke følgende aspekter:
1. Transport til gæster.
2. Indkvartering For gæster udenbys.
3. Gaver eller minder til gæster.
Antagelser:Omfangserklæringen er baseret på følgende antagelser:
1. Den reserverede hal er tilgængelig og tilgængelig på begivenhedsdatoen.
2. Jazzkombinationen og cateringfirmaerne vil levere deres tjenester i henhold til de aftalte vilkår og betingelser.
3. Fundraising-aktiviteter vil blive udført i overensstemmelse med lokale love og regler.
Godkendelser:Denne omfangserklæring kræver godkendelse fra følgende interessenter:
1. Begivenhedsarrangør.
2. Jazz Combo.
3. Cateringudbyder.
4. Velgørenhedsorganisation.
5. Stedsstyring (hvis relevant).
Leverancer:Følgende leverancer vil blive produceret som en del af begivenheden:
1. Begivenhedsprogram.
2. Fundraising-rapport.
3. Evalueringsrapport efter begivenhed.
4. Årsregnskab.
Kommunikation:Der vil blive opretholdt regelmæssig kommunikation med alle interessenter gennem hele begivenhedsplanlægningsprocessen, herunder statusrapporter, opdateringer og koordinering.
Denne omfangserklæring fungerer som en omfattende guide til tilrettelæggelse og afvikling af middag-dansekoncerten for den lokale velgørenhed. Ved at følge dette dokument sigter begivenhedsarrangørerne på at skabe en vellykket og virkningsfuld fundraising-begivenhed, der bidrager positivt til fællesskabet.**