Angiv en dato. Det første skridt i planlægningen af enhver festival er at fastsætte en dato - og holde sig til det . Spring festivaler kan være en vanskelig opgave, især hvis den holdes udendørs, da vejret kan være uforudsigeligt. Uanset om du har en indendørs eller udendørs festival , konsultere kalendere af andre begivenheder i dit område (check i aviser og med din handelskammer ) , vejrudsigter, og tilgængeligheden af det websted, du ønsker. Når du er sikker på den dato , indstille dato og tid , hvilket giver plads i morgen og aften til opsætning og oprydning.
2
Opret en detaljeret plan skitse til din fair. Dette bør omfatte de vigtigste områder for valg af lokalitet og forberedelse; markedsføring og reklame; sponsorater og finansieringskilder; deltagere; frivillig organisation; behov udstyr; og en plan for opsætning, udførelse og oprydning. Hvert område af din plan bør indeholde en liste over ting at gøre, en tidsplan for realisering og en kolonne med som vil være ansvarlig for opgaven .
3
Vælg og forberede dit websted. Dette sker umiddelbart efter dit valg af dato og klokkeslæt. Hvor vil din rimelig blive afholdt ? Sørg for, at ejendommen er til rådighed ved at tjekke med ejeren eller administrationsselskabet. Reservere datoen (samt dagen før og dagen efter , for at være sikker) med ejeren eller virksomhed. Næste , skal du sørge opnå de nødvendige tilladelser, licenser eller andre juridiske dokumenter , der er nødvendige for udførelsen af en festival . Dette kan omfatte ABC tilladelser til salg af alkohol , musikalske ydeevne tillader det, brandvæsnet inspektør tilladelser , mad inspektør tillader det, og andre. Du kan finde ud af mere ved at kontakte din lokale by eller amt kontorer, eller din lokale sundhedsmyndigheder afdeling .
4
Begynd markedsføring og reklame mindst seks måneder forud for festivalen. Check med bredere regionale publikationer først , da de er mere tilbøjelige til at have tidligere frister. Så skal du vide, at fristerne for dine lokale aviser , radiostationer , magasiner og internet kilder. Online networking sites , som " Facebook " og " MySpace ", kan være gavnlige og billig marketing værktøjer og din lokale handelskammer , offentlige kontorer , og beboerforeninger kan være gode ressourcer til , hvor og hvordan man kan annoncere lokalt. Planlæg at annoncere din opfordring til deltagerne ( musikere , leverandører eller andre personer involveret i at præsentere på messen ) på mindst tre måneder før tid . Nøglen til en vellykket markedsføring kampagne er et sæt - i - sten -logoet , enkel og nem at identificere, samt tre eller fire linjer af vigtige oplysninger , der kan bruges på ethvert dokument, du opretter. Placer dit logo på formularer , postkort , flyers, annoncer , bannere, merchandise og andre steder du annoncerer dit arrangement.
5
Find finansiering. Sponsorater og finansieringskilder bør afklares inden for den første måned af planlægning. Hvor mange penge vil du har brug for din fair? Overvej markedsføring og reklame omkostninger, herunder trykning; udgifter til tilladelser; omkostninger til leje af stedet; udstyr leje eller køb; og indkøb af forbrugsvarer . Overvurdere alt hvad du behøver , da der altid er skjulte omkostninger i en begivenhed af enhver størrelse. Derefter beslutte, om du har brug for event sponsorer, private midler eller tilskud for at få dette beløb. Mange lokale organisationer tilbyder små tilskud til begivenhed planlæggere og private midler fra dig selv eller nogen du kender er altid en mulighed . Hvis du føler du har brug for sponsorer , beslutte, hvordan du vil tilbagebetale deres sponsorat (logo reklame , merchandise og bannere ), og sørg for at kontakte dem ved i mindst fire måneder fra begivenheden dato.
Bring på den sjove del - Deltagere , frivillige , udstyr og den store dag
6
Opret formularer til de deltagende leverandører eller musikere ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram eller grafisk design program! . Sørg for at bede om alle deres kontaktoplysninger , en prøve eller beskrivelse af deres arbejde , en klar redegørelse for anvendelsen gebyrer og eventuelle forsikringsselskaber eller ansvar dispensationer kræves af webstedet. Nogle arrangementer skal være dækket af begivenhed forsikring, som kan findes fra lokale foreninger. Begynd reklame for deltagere tidligt, og har et sæt frist for deres ansøgninger. Vide, hvor mange leverandører og kunstnere , du kan sikkert rumme , og hvor meget du bliver nødt til at opkræve for at gøre en fortjeneste på begivenheden. Hold styr på alle programmer, og komme i kontakt med deltagerne , som du modtager dem til at følge op med information om messen. E-mail- lister arbejde meget godt for dette
7
Organiser og rekruttere frivillige til at hjælpe med planlægning og for at bortføre messen - . Opsætning , oprydning , og hjælpe ud , mens den store dag foregår . Frivillige kan også bruges til at markedsføre og reklamere ved at placere flyers , laver internet og mund-til- mund reklame , og kontakte aviser og blade med pressemeddelelser og anmodninger om funktioner. Frivillige vil være en væsentlig del af enhver begivenhed , så sørg for at du har gjort alt, hvad du kan, for at belønne dem - arrangere en gratis frokost , tilbyde dem en t-shirt eller andre varer , eller give fribilletter til dem for venner og familie. Du kan finde frivillige gennem lokale reklamer , eller ved at kontakte universiteter og gymnasier, der ofte fører lister af frivillige opportunties for studerende.
8
Prioriter dit udstyr og leje behov . Udstyr kan være en anstødssten for mange fremtidige begivenhed planlæggere . Udendørs arrangementer kan kræve telte, som er dyre at leje , men forhindre, at begivenheden bliver aflyst i tilfælde af dårligt vejr , og bærbare etaper , hvilket kan være svært at komme forbi. Du ønsker måske at give borde, stole, booth mellemrum, affaldsspande , genvindingskurve transportable toiletter , elektriske adgang til fødevarer leverandører , eller andet udstyr. Identificer hver vare, du har brug for , før du annoncere , og begynde at erhvervelse af udstyr med det samme. Hvis du har et budget at arbejde med, kan du vælge at leje udstyr fra en part leje kilde - de fleste regioner har mindst én eller to butikker , der betjener dem , som du kan finde ved hjælp af en simpel søgning på internettet . Du kan også bede om at låne eller leje til en lav pris fra kirke eller grupper af studerende , beboerforeninger , handelskamre , universiteter og andre lokale kilder. Sørg for at du har en besætning af frivillige, der kan samle op og returnere udstyr ugen omkring dit arrangement.
9
Tjek dine lister og planer. Sidste -øjebliks- kontrol af alt bør begynde mindst en uge i forvejen. Du vil være ansvarlig for at sikre, at alle , du uddelegerede ansvarsområder til har afsluttet deres opgaver , og du vil være forpligtet til at stå inde for de tilladelser og papirarbejde , der er nødvendige for at sikre det hele går ud uden en hitch .
10
Nyd dig selv og slappe af. Den vigtigste ting du kan gøre, er at nyde den store dag. Hver hændelse er bundet til at se et par fejl i løbet af dagen - men det er vigtigt at huske, at du ikke kan gøre alt perfekt . Husk at sove godt om natten før , spise et godt måltid eller to i løbet af arrangementet, og takke alle, som har medvirket til at gøre foråret festival gå perfekt ! Tak kort til alle de deltagende leverandører , musikere , inspektører, permitters , sponsorer , finansieringskilder , og frivillige er en god idé. Og når det er overstået , gør dig klar til at planlægge en til sommer, efterår eller vinter .
Hoteltilbud