Overskrift: En kort og opsigtsvækkende titel, der opsummerer de vigtigste nyheder.
Introduktion: Det første afsnit indeholder væsentlige detaljer om nyhederne, herunder hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvem.
Krop: Giver udvidet information, baggrund og citater fra relevante kilder eller talspersoner. Den skal tilbyde kontekst og forklare, hvorfor nyhederne er bemærkelsesværdige eller af interesse for offentligheden.
Kontaktoplysninger: Indeholder oplysningerne om en mediekontaktperson, såsom organisationens talsmand eller PR-repræsentant, sammen med deres telefonnummer, e-mailadresse eller websted.
Boilerplate (valgfrit): Nogle pressenotater slutter med en kort beskrivelse af organisationen, dens mission eller nøgleresultater.
Formattering: En pressenotat er normalt skrevet i en professionel og formel stil, og den er formateret med organisationens brevpapir (hvis relevant) og inkluderer udgivelsesdatoen.
Formålet med en pressemeddelelse er at formidle information hurtigt og effektivt til nyhedsmedier. Journalister og journalister bruger ofte pressenotater som grundlag for nyhedsartikler, tv-udsendelser eller onlineopdateringer. Ved at udsende pressemeddelelser sigter organisationer mod at generere mediedækning for deres annonceringer og øge offentlighedens bevidsthed om deres nyheder.