Få hendes kontaktoplysninger . Dette kan findes online gennem forskellige kilder såsom offentlige registre, sociale medieplatforme eller gennem gensidige forbindelser.
Beslut dig for formålet med og indholdet af din besked . Skitsér tydeligt årsagen til din korrespondance, og sørg for, at dit budskab er kortfattet, relevant og respektfuldt.
Vælg en passende kommunikationskanal . Bestem, om du vil skrive et brev eller sende en e-mail. Hvis du vælger at sende et fysisk brev, skal du sørge for at have den korrekte postadresse. Hvis du sender en e-mail, skal du bruge en professionel e-mailadresse og emnelinje.
Ret din besked formelt . Begynd brevet eller e-mailen med en formel hilsen, såsom "Kære Dr. Biskop" eller "Kære Professor Biskop". Hvis du er usikker på hendes titel eller æresbevisning, er det bedst at tage fejl af formaliteten og bruge den højeste akademiske eller professionelle titel, du kan finde.
Angiv formålet med dit brev eller din e-mail klart og præcist . Forklar, hvorfor du skriver til hende, og hvad du håber at opnå. Vær specifik og konkret, undgå unødvendige detaljer eller irrelevant information.
Oprethold en professionel tone gennem hele brevet eller e-mailen . Undgå at bruge uformelt sprog, slang eller talemåder. Husk, at dette er en formel korrespondance og skal afspejle din respekt for modtageren.
Læs korrektur på din besked omhyggeligt, inden du sender . Sørg for, at der ikke er fejl i grammatik, stavning eller tegnsætning. Det er tilrådeligt at få en anden til at gennemgå din besked for nøjagtighed og klarhed, før du sender den.
Inkluder alle relevante bilag . Hvis du inkluderer yderligere dokumenter eller bilag, såsom et CV, portfolio eller forskningsforslag, skal du tydeligt angive, hvad de er, og hvorfor du inkluderer dem.
Vær høflig og udtryk taknemmelighed . Tak hende for hendes tid og omtanke, og udtryk din påskønnelse for al hjælp eller information, hun måtte give.
Send brevet eller e-mailen ved hjælp af den valgte kommunikationskanal . Sørg for, at du har den korrekte e-mailadresse eller postadresse, før du sender din besked. Gem korrespondancen til din reference, såsom en kopi af e-mailen eller et udkast til brevet.